Politica RGPD sulla protezione dei dati personali

1. Ambito del trattamento

La presente politica descrive come vengono trattati i dati personali raccolti attraverso il negozio online relvica.com, realizzato tramite Shopify e rivolto principalmente al mercato italiano.

relvica utilizza i dati personali esclusivamente per finalità connesse alla navigazione del sito, alla gestione degli ordini, ai pagamenti, alla consegna dei mobili, all’assistenza post-vendita, ai resi, ai rimborsi, alla sicurezza del servizio e all’adempimento degli obblighi amministrativi applicabili.

Il trattamento viene limitato alle informazioni effettivamente necessarie per ciascuna attività. I dati non vengono utilizzati per finalità incompatibili con quelle indicate in questa politica.

2. Dati che possono essere trattati

Nel corso della navigazione e dell’acquisto possono essere trattate le seguenti categorie di informazioni:

- dati identificativi e di contatto, come nome, cognome, indirizzo e-mail e numero di telefono;

- dati dell’account, se il cliente utilizza una funzione di registrazione disponibile sul sito;

- indirizzo di fatturazione e indirizzo di consegna;

- prodotti ordinati, quantità, importi, stato dell’ordine e informazioni relative alla spedizione;

- dati necessari alla verifica del pagamento, come importo, metodo utilizzato, identificativo della transazione ed esito dell’autorizzazione;

- comunicazioni inviate al servizio clienti;

- fotografie o video forniti volontariamente per documentare danni, difetti, componenti mancanti o problemi di montaggio;

- dati tecnici di navigazione, come indirizzo IP, browser, dispositivo, sessione, data e ora di accesso e informazioni generate dai cookie tecnici;

- dati di tracciamento della spedizione e conferma della consegna.

Quando il pagamento viene elaborato direttamente da un fornitore di servizi di pagamento, i dati completi dello strumento di pagamento vengono gestiti dal relativo soggetto. Il servizio clienti non richiede tramite e-mail o telefono numeri completi di carta, codici di sicurezza, password o codici temporanei di autenticazione.

3. Finalità e fondamento del trattamento

I dati relativi all’identità, all’ordine e alla consegna vengono utilizzati per ricevere l’ordine, verificarne i dati, prepararlo, organizzare la spedizione e completare la consegna. Questo trattamento è necessario per gestire il rapporto di acquisto richiesto dal cliente.

Le informazioni relative al pagamento vengono utilizzate per verificare l’autorizzazione, riconciliare la transazione, gestire eventuali rimborsi e prevenire operazioni anomale. Quando viene emesso un rimborso, l’accredito richiede normalmente 3-7 giorni lavorativi, secondo i tempi tecnici del circuito di pagamento.

Le comunicazioni di assistenza vengono utilizzate per rispondere a domande sull’ordine, verificare anomalie di consegna, danni, difetti, resi o altre richieste post-vendita.

I dati tecnici necessari sono trattati per mantenere il sito funzionante, proteggere sessioni e checkout e prevenire accessi o utilizzi anomali. Eventuali strumenti di tracciamento non necessari vengono attivati soltanto quando l’utente esprime una scelta valida tramite il sistema di gestione del consenso.

4. Dati relativi alla consegna

Per organizzare la consegna di mobili, inclusi colli pesanti o voluminosi, possono essere necessari nome del destinatario, indirizzo completo, numero di telefono, riferimento dell’ordine e informazioni operative utili al recapito.

La preparazione dell’ordine richiede normalmente 1-3 giorni lavorativi e la consegna è stimata in 7-12 giorni lavorativi.

I vettori utilizzati possono includere USPS, DHL Express, UPS e FedEx. A ciascun vettore vengono comunicati soltanto i dati necessari per gestire la spedizione assegnata, il tracciamento, eventuali tentativi di consegna e la conferma del recapito.

Le informazioni di consegna non vengono comunicate ai vettori per finalità estranee alla gestione della spedizione affidata.

5. Dati relativi all’assistenza post-vendita

Quando un cliente segnala un danno, un difetto, una deformazione, un componente mancante o un altro problema relativo al mobile, possono essere richieste informazioni utili a distinguere un’anomalia originaria da un danno avvenuto successivamente.

Fotografie e video vengono richiesti soltanto quando utili alla verifica. Il cliente è invitato a evitare che nelle immagini compaiano persone, documenti personali o altri dati non necessari.

Il negozio riconosce un periodo complessivo di 30 giorni per le richieste di reso senza motivazione. I dati raccolti per una richiesta di reso vengono utilizzati esclusivamente per identificare l’ordine, organizzare la restituzione e completare l’eventuale rimborso.

6. Piattaforma Shopify e fornitori esterni

Il negozio utilizza Shopify come infrastruttura e-commerce. I dati necessari al funzionamento del sito, del carrello, del checkout e della gestione dell’ordine possono quindi essere trattati attraverso i sistemi tecnici della piattaforma.

I dati possono inoltre essere comunicati al fornitore di pagamento effettivamente selezionato durante il checkout e al vettore incaricato della consegna.

La comunicazione è limitata alle informazioni necessarie per la funzione svolta dal destinatario. I dati non vengono venduti né ceduti per finalità estranee alla gestione del negozio e dell’ordine.

Le informazioni possono essere comunicate ad autorità o soggetti legittimati quando ciò sia necessario per adempiere a una richiesta vincolante o per tutelare diritti connessi a una transazione o a una contestazione.

7. Trasferimenti internazionali

relvica dispone di un recapito in Giappone e utilizza una piattaforma e fornitori che possono trattare dati attraverso infrastrutture situate in Paesi diversi.

Quando dati personali relativi a utenti dell’area europea vengono trattati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, il trasferimento deve essere supportato da un meccanismo riconosciuto come adeguato oppure da garanzie idonee a proteggere le informazioni durante il trattamento.

Il trasferimento non amplia le finalità per cui i dati sono stati raccolti e non autorizza un destinatario a utilizzarli per scopi incompatibili con il servizio affidato.

8. Periodi di conservazione

I dati vengono mantenuti per periodi proporzionati alla finalità per cui sono stati raccolti.

I dati di un account vengono conservati finché l’account rimane attivo. In caso di cancellazione, vengono eliminati o anonimizzati salvo le informazioni che devono restare collegate a ordini già conclusi o ad obblighi amministrativi.

I dati relativi a ordini, pagamenti, rimborsi e documentazione contabile possono essere conservati fino a dieci anni quando ciò è necessario per esigenze amministrative, fiscali, contabili o probatorie.

Le comunicazioni di assistenza vengono mantenute per il tempo necessario alla gestione della pratica. Se riguardano un danno, un reso, un rimborso o una contestazione, possono essere conservate insieme alla documentazione dell’ordine per il periodo necessario alla gestione della relativa posizione.

I dati tecnici vengono conservati solo per il tempo necessario alla sicurezza, al funzionamento del sito e all’accertamento di eventuali anomalie.

Alla scadenza del periodo applicabile, i dati vengono cancellati, anonimizzati in modo irreversibile o resi non più accessibili nei sistemi ordinari, salvo eventuali copie temporanee di sicurezza soggette ai normali cicli di sovrascrittura.

9. Cookie e dati di navigazione

I cookie strettamente necessari possono essere utilizzati per mantenere la sessione, il carrello, il checkout, la sicurezza e le preferenze privacy.

Gli strumenti non indispensabili non vengono considerati automaticamente autorizzati dalla semplice navigazione. Quando il loro utilizzo richiede il consenso, rimangono disattivati fino a una scelta positiva dell’utente.

L’utente può modificare o revocare le preferenze relative agli strumenti non necessari tramite il comando di gestione del consenso disponibile sul sito oppure attraverso le impostazioni del proprio browser.

10. Sicurezza delle informazioni

L’accesso ai dati viene limitato alle funzioni che ne hanno effettiva necessità. Vengono adottate misure tecniche e organizzative proporzionate al tipo di informazioni trattate, tra cui controllo degli accessi, protezione delle credenziali, limitazione dei privilegi e utilizzo di connessioni protette.

Il cliente deve a sua volta mantenere riservate eventuali credenziali di accesso e non trasmettere password o codici di autenticazione tramite comunicazioni non sicure.

Nessun sistema può eliminare completamente ogni rischio. Quando viene rilevato un accesso non autorizzato, una perdita, una divulgazione o un’alterazione dei dati, l’evento viene analizzato, contenuto e documentato.

Se una violazione può comportare un rischio per i diritti delle persone interessate, viene effettuata la comunicazione all’autorità competente entro il termine applicabile. Quando il rischio per l’interessato è elevato, viene fornita anche una comunicazione diretta senza ingiustificato ritardo.

11. Diritti dell’interessato

Il cliente può chiedere:

- conferma dell’esistenza di dati personali che lo riguardano;

- accesso e copia dei dati disponibili;

- correzione di informazioni inesatte o incomplete;

- cancellazione dei dati quando non sussiste un motivo che ne richieda la conservazione;

- limitazione temporanea del trattamento nei casi applicabili;

- opposizione a trattamenti fondati su un interesse legittimo;

- ricezione dei dati forniti in formato strutturato quando ricorrono le condizioni per la portabilità;

- revoca del consenso per i trattamenti che dipendono da tale scelta.

La revoca del consenso produce effetti per il futuro e non rende irregolare un trattamento già effettuato validamente.

La cancellazione non può riguardare dati che devono essere conservati per documentare ordini, pagamenti, obblighi amministrativi o contestazioni ancora rilevanti.

12. Modalità di esercizio dei diritti

Le richieste relative ai dati personali possono essere inviate all’indirizzo e-mail indicato nei contatti.

Per proteggere i dati da richieste presentate da soggetti non autorizzati, può essere effettuata una verifica proporzionata dell’identità. Non vengono richieste più informazioni di quelle necessarie a tale verifica.

Il riscontro viene fornito senza ingiustificato ritardo e normalmente entro un mese dal ricevimento della richiesta. Se la richiesta è particolarmente complessa o sono presenti più richieste contemporaneamente, il termine può essere esteso nei limiti applicabili; il cliente viene informato della proroga e del relativo motivo entro il primo mese.

13. Reclami in materia di protezione dei dati

Se un interessato ritiene che i propri dati siano stati trattati in modo non corretto, può contattare il servizio clienti per chiedere una verifica.

Resta disponibile il diritto di presentare un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali in Italia. La presentazione di un reclamo non impedisce l’utilizzo degli altri strumenti di tutela disponibili.

14. Aggiornamenti della politica

La presente politica può essere aggiornata quando cambiano le modalità effettive di trattamento, le funzioni tecniche del negozio o i servizi necessari alla gestione degli ordini.

Un aggiornamento non viene utilizzato per attribuire retroattivamente nuove finalità ai dati già raccolti. Quando una nuova attività richiede una scelta dell’utente, il relativo trattamento viene avviato soltanto dopo l’adempimento delle condizioni necessarie.

15. Contatti

Per richieste relative ai dati personali o alla gestione della privacy è possibile utilizzare i seguenti recapiti.

E-mail: paymentsupport@relvica.com

Telefono: +81 708 422 56 24

Indirizzo postale: Appartamento 102, Yokomizo Mansion, 72-9 Higashi-Ōmiya 7-chōme, quartiere Minuma, città di Saitama, Prefettura di Saitama 337-0051, Giappone

Orario di assistenza: dal lunedì al venerdì, 09:00-17:00. Il sabato, la domenica e nei giorni festivi il servizio clienti non è disponibile.