Informativa sulla privacy

1. Ambito e titolare del trattamento

La presente informativa descrive il trattamento dei dati personali effettuato tramite il negozio online relvica.com, realizzato su Shopify e rivolto principalmente al mercato italiano. relvica determina finalità e modalità del trattamento dei dati necessari alla gestione del rapporto con il cliente e opera come titolare del trattamento per le attività indicate di seguito.

I dati sono trattati secondo criteri di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, sicurezza e limitazione della conservazione e non vengono utilizzati per finalità incompatibili con quelle dichiarate.

2. Dati raccolti

Il negozio può trattare:

- dati identificativi e di contatto: nome, cognome, e-mail, telefono e, se viene creato un account, dati e credenziali collegati al profilo;

- dati di ordine e consegna: prodotti acquistati, quantità, importi, indirizzi di fatturazione e spedizione, istruzioni necessarie alla consegna, stato dell’ordine, tracciamento e conferma di consegna;

- dati di pagamento e verifica: metodo di pagamento, importo, valuta, esito dell’autorizzazione, identificativo della transazione e informazioni necessarie a gestire rimborsi, errori, frodi o contestazioni. I dati completi dello strumento di pagamento sono gestiti dal fornitore di pagamento quando la transazione è elaborata direttamente da tale soggetto;

- dati di assistenza: comunicazioni con il servizio clienti e informazioni necessarie per verificare consegne, danni, difetti, resi o rimborsi, incluse fotografie inviate volontariamente dal cliente;

- dati tecnici di navigazione: indirizzo IP, dispositivo, browser, sistema operativo, data e ora di accesso, sessione, pagine consultate, dati del carrello, eventi tecnici e informazioni generate da cookie o strumenti analoghi.

I dati provengono dal cliente, dal dispositivo utilizzato oppure, nei limiti necessari, da Shopify, dai fornitori di pagamento e dai vettori incaricati della consegna.

3. Finalità e basi del trattamento

I dati di contatto, ordine e consegna sono utilizzati per ricevere e confermare ordini, preparare la spedizione, organizzare la consegna di mobili anche voluminosi, comunicare aggiornamenti operativi e gestire richieste relative all’acquisto. Il trattamento è necessario per eseguire il contratto o attività richieste dal cliente prima dell’ordine.

I dati di pagamento sono utilizzati per autorizzare e riconciliare transazioni, effettuare rimborsi, documentare l’operazione e prevenire abusi o frodi. Il trattamento è collegato all’esecuzione dell’acquisto, agli obblighi amministrativi e contabili e all’interesse legittimo a proteggere il negozio e i clienti.

I dati di assistenza sono trattati per rispondere alle richieste e gestire verifiche post-vendita, danni, difetti o contestazioni. I dati tecnici strettamente necessari sono utilizzati per navigazione, carrello, checkout, sicurezza e continuità del servizio.

4. Cookie e strumenti di tracciamento

Il sito utilizza cookie tecnici necessari al funzionamento di sessione, carrello, checkout, sicurezza e preferenze privacy. Tali strumenti non richiedono un’autorizzazione preventiva quando sono indispensabili al servizio richiesto.

Eventuali cookie analytics o altri strumenti non strettamente necessari vengono attivati soltanto dopo una scelta positiva dell’utente attraverso il sistema di gestione del consenso. Il rifiuto dei cookie non necessari non impedisce l’accesso alle funzioni essenziali del negozio.

L’utente può modificare o revocare in qualsiasi momento la propria scelta tramite il comando di gestione delle preferenze disponibile sul sito o attraverso le impostazioni del browser. La revoca non pregiudica la liceità dei trattamenti già effettuati.

5. Condivisione dei dati

I dati non vengono venduti, ceduti per finalità commerciali estranee all’ordine né comunicati indiscriminatamente a terzi.

L’accesso è limitato ai soggetti necessari all’erogazione del servizio: Shopify per l’infrastruttura tecnica del negozio; fornitori di pagamento e verifica per l’esecuzione e il controllo delle transazioni; USPS, DHL Express, UPS e FedEx per le attività di consegna.

Ai vettori vengono comunicati soltanto i dati indispensabili alla spedizione, come nome del destinatario, indirizzo, recapito utile alla consegna e riferimento dell’ordine. Ai fornitori di pagamento vengono trasmessi esclusivamente i dati necessari ad autorizzazione, verifica, rimborso e prevenzione delle frodi.

I dati possono inoltre essere comunicati ad autorità pubbliche o soggetti legittimati quando ciò sia obbligatorio o necessario in base a una richiesta validamente formulata. I fornitori che trattano dati per conto del negozio devono rispettare le istruzioni ricevute e adottare misure adeguate di protezione.

6. Trasferimenti internazionali

Poiché relvica ha un recapito operativo in Giappone e utilizza una piattaforma e fornitori che possono operare in più Paesi, alcuni dati possono essere trattati al di fuori dello Spazio Economico Europeo. I trasferimenti sono effettuati soltanto quando esiste un meccanismo valido che garantisca un livello di protezione adeguato o siano applicate garanzie appropriate.

I dati trasferiti non possono essere utilizzati per finalità incompatibili con il servizio per il quale sono stati comunicati.

7. Conservazione e cancellazione

I dati dell’account sono conservati per la durata dell’account e vengono eliminati o anonimizzati dopo la cancellazione, salvo le informazioni che devono essere mantenute per ordini già conclusi, obblighi amministrativi o tutela di diritti.

I dati relativi a ordini, pagamenti, rimborsi e documentazione contabile possono essere conservati fino a dieci anni dalla relativa registrazione quando necessario per obblighi contabili, fiscali o probatori.

Le comunicazioni di assistenza e gli allegati sono conservati per il tempo necessario a chiudere la pratica; se riguardano una contestazione, un rimborso, un danno o un difetto, possono essere mantenuti insieme alla documentazione dell’ordine per il periodo necessario alla gestione della relativa posizione.

I dati tecnici e di sicurezza sono mantenuti soltanto per il tempo necessario al funzionamento, alla prevenzione degli abusi e all’accertamento di anomalie. I cookie di sessione cessano normalmente con la sessione; gli altri strumenti seguono la durata indicata nel sistema di gestione delle preferenze.

Alla scadenza del periodo applicabile, i dati vengono cancellati, anonimizzati in modo irreversibile o resi non più accessibili nei sistemi ordinari, salvo copie temporanee di sicurezza soggette a normali cicli di sovrascrittura e accesso limitato.

8. Sicurezza e violazioni dei dati

Il negozio applica misure tecniche e organizzative proporzionate al rischio, tra cui controllo degli accessi amministrativi, limitazione dei privilegi, protezione delle credenziali, connessioni protette e verifica degli accessi ai dati necessari alla gestione degli ordini.

In caso di perdita, accesso non autorizzato, divulgazione, alterazione o distruzione accidentale dei dati, l’incidente viene analizzato, contenuto e documentato. Quando una violazione può comportare un rischio per i diritti e le libertà delle persone, viene effettuata la comunicazione all’autorità competente entro 72 ore dalla conoscenza dell’evento, quando richiesta. Se il rischio è elevato, gli interessati vengono informati senza ingiustificato ritardo.

9. Diritti dell’interessato

L’interessato può chiedere conferma dell’esistenza di dati che lo riguardano e ottenerne accesso e copia; richiederne rettifica, cancellazione o limitazione; opporsi ai trattamenti fondati su interesse legittimo; ricevere i dati forniti in formato strutturato quando ricorrono le condizioni per la portabilità; e revocare in qualsiasi momento il consenso per i trattamenti basati su di esso.

La cancellazione non riguarda informazioni che devono essere conservate per obblighi amministrativi, contabili, gestione di pretese o tutela di diritti.

Le richieste possono essere inviate all’indirizzo e-mail indicato nei contatti. Prima di comunicare o modificare dati personali può essere richiesta una verifica proporzionata dell’identità.

Il riscontro viene fornito senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese dal ricevimento. Per richieste particolarmente complesse o numerose il termine può essere prorogato fino a due mesi ulteriori; in tal caso l’interessato viene informato entro il primo mese della proroga e dei relativi motivi.

L’interessato può inoltre presentare un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali se ritiene che il trattamento non sia conforme alle regole applicabili.

10. Contatti

E-mail: paymentsupport@relvica.com

Telefono: +81 708 422 56 24

Indirizzo postale: Appartamento 102, Yokomizo Mansion, 72-9 Higashi-Ōmiya 7-chōme, quartiere Minuma, città di Saitama, Prefettura di Saitama 337-0051, Giappone

Orario di assistenza: dal lunedì al venerdì, 09:00-17:00. Il sabato, la domenica e nei giorni festivi il servizio clienti non è disponibile.